SUBTOTALES

INTRODUCCIÓN 

Dedicaré un momento a explicar el funcionamiento de SUBTOTALES, muy útil cuando trabajamos con filtros, y necesitamos operar con algunos de sus campos. Cuando se tiene una lista en la que se repiten datos de ciertas columnas, se pueden obtener resultados parciales o subtotales específicos reunidos en grupos. A continuación les explicare más a fondo de lo que son los subtotales y algunos ejemplos.

¿QUÉ SON LOS SUBTOTALES?

Los subtotales constituyen una manera rápida y sencilla de resumir datos en listado. Excel crea la fórmula, inserta las filas correspondientes al subtotal y al total y efectúa un esquema de los datos, automáticamente. Así, los datos resultantes son fáciles de formatear, colocar en un gráfico e imprimir.

En Excel, los subtotales se utilizan cuando trabaja con listas de datos ordenadas. Sirven para realizar cálculos totales y parciales de dichas listas.

Realiza el siguiente ejemplo:

Debe crear una lista, con los subtotales por empresas acumulando las ganancias debajo de la columna de Beneficios, de forma que pueda ver los totales parciales:

- Seleccione todo el rango de datos (A1:E11)

- Active la opción Subtotales del Menú Datos

- Active las opciones necesarias:

Para cada cambio en EMPRESA (con esto agrupara por empresas):

• Usa función SUMA
• Agregue subtotal a BENEFICIOS
• Active la opción aceptar

Observe que han aparecido los subtotales bajo la columna de Beneficios agrupados por países. A la izquierda, aparecen unos signos que controlan el nivel de desglose del subtotal. Puede aumentar o disminuir el nivel del subtotal pulsando en los signos + y – o, bien, en los números que aparecen sobre estos signos.

Para añadir los promedios de gastos, aparte de los subtotales anteriores de los Beneficios, realiza las siguientes instrucciones:

• Vuelva a seleccionar la lista de datos y active la opción Subtotales del Menú Datos
• Cambia la opción Usar función y escoja la función Promedio.
• Active la casilla Agregar subtotal a GASTOS
• Desactive la casilla Reemplazar subtotales actuales (si no la desactiva, perderá los subtotales conseguidos).
• Active la opción Aceptar.

Si quiere desaparecer los subtotales, debe activar la opción Subtotales del Menú Datos, y seleccionar Quitar todos.

Nota: Para realizar subtotales de otro campo, por ejemplo, por países, deberá primero ordenar la tabla por esa columna.

REFLEXIÓN

Las funciones con las que cuenta Excel son de mucha ayuda, las funciones realizan diferentes acciones, contamos con una función de mucha utilidad y esa es los subtotales, esta trabaja con listas ordenadas, y sirve para realizar  cálculos totales y parciales de una manera rápida y sencilla, es la manera de de resumir datos en forma de listado. Esta herramienta la podemos ocupar a cualquier hora, por ejemplo a la hora de resolver un problema, así como registrar datos, y darle mayor atractivo a mis proyectos.

MARTÍNEZ PÉREZ YAMILE