Excel

              INTRODUCCIÓN

Microsoft Office Excel es una aplicación por la cual ayuda a miles de personas tanto jóvenes como adultos, ya que ayuda a ingresar datos, información   en celdas, gráficas, tablas, al igual que formulas que se puede utilizar para sacar promedios, porcentajes, calificaciones, el total de alguna cosa en especifica,etc. A ciertas personas se les facilita el uso de esta aplicación como a  profesionales, contadores,  ya que estos lo ocupan para administrar información de negocios.

¿QUÉ ES EXCELL?

Excel es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de cálculo. En Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo.

Utilice hojas de cálculo para mostrar y analizar datos. Pueden introducirse y modificarse los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los datos de varias hojas de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede colocarse en la hoja de cálculo con sus datos correspondientes o en una hoja de gráfico.

¿PARA QUE SIRVE?

Es un procesador de texto que sirve para áreas como matemática, computación, economía, etc. La función es realizar cálculos complejos de maneras mas allá de las matemáticas ordinarias y expresar el resultado en forma simple y analítica.

PRESTACIONES

Las prestaciones de excel son las funciones entre muchas otras. Estas funciones nos permiten realizar operaciones más complejas y de forma sencilla, tanto con valores numéricos o valores de texto.

Todas las funciones tienen en común, el nombre de la función la cual la identifica y una serie de argumentos, todos ellos separados por puntos y comas, todos ellos dentro de paréntesis. Veremos que puede haber alguna función que no tenga ningún tipo de argumento, pero siempre existirán los paréntesis después del nombre de la función.

REFLEXIÓN

Microsoft Excel consta de hojas para realizar cálculos. En ellas se pueden almacenar  datos matemáticos, fórmulas, etc. Esto es posible gracias a su barra de herramientas con las que consta por ejemplo: ordenar, analizar, darle color a las palabras, ordenarlo por orden alfabético, realizar tablas,etc. Hay que tomar mucho en cuenta que es una herramienta muy buena ya que nos ayuda a acumular la información en grafías, celdas. Es muy práctico para hacer tareas y trabajos.

MARTÍNEZ PÉREZ YAMILE

METODOS DE ACCESO

Se puede ingresar a través de Inicio- Programas -Microsoft Excel, a través de un acceso directo ubicado en el escritorio o Mi PC - Disco duro local – Archivos de programa – Microsoft Office – Icono de Excel.  

Trabajo Practico de Excel

Opciones para abrir Excel:

Opere a través del menú Inicio para encontrar el acceso directo.

Use los iconos de Office en el menú Inicio.

Busque el archivo   Excel.exe en el Explorer y haga doble-clic en el mismo.

En el menú Inicio, abra Ejecutar,  escriba allí   excel , y haga clic en Aceptar.

Use la barra de accesos directos de Office,  para abrir el nuevo documento en ese programa.

  

REFLEXIÓN

Al concluir esta entrada, pudimos conocer los diferentes accesos a Microsoft Excel, gracias a ellos nos facilita ingresar de una manera muy rápida y divertida, ya que no nos tardamos mucho, los métodos de acceso con los que contamos son: métodos por menú inicio, métodos por menú ejecutar, métodos por acceso directo y por último métodos por buscar. Espero que esta entrada cumpla con las espectativas de la gente que lo vea.

MARTÍNEZ PÉREZ YAMILE

VENTANA DE APLICACIÓN

BARRA DE TITULO

Localizada en la parte superior de la ventana (normalmente de color azul), es la barra en la que se encuentra el nombre de la aplicación. En ella también se sitúan a la derecha los botones Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar.

BARRA DE MENU

 Es la barra donde están contenidos todos los comandos del programa, y a los que se accede picando con el botón izquierdo del ratón sobre cada uno de los títulos que los identifican. A la derecha aparece un cuadro de ayuda, para hacer una pregunta escribirla y pulsar la tecla Intro. Para desplegar el menú por completo, es preciso hacer clic en la doble flecha que aparece en el borde inferior del menú desplegado.

BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR

Contiene botones que permiten, sin utilizar los menús, crear un nuevo libro, abrir y guardar un libro activo, imprimir información, verificar la ortografía, copiar y pegar datos, deshacer y rehacer alguna operación,etc Al colocar el puntero sobre un botón se despliega una breve descrpción de la función que realiza.

BARRA DE FORMATO

Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de cálculo y de sus números. Como los números representan tanto, dentro de todo lo que contiene una hoja de cálculo, Excel dispone de varios botones para dar formato a los mismos.  

Los comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda. También puede dar formato solamente a una parte del texto contenido dentro de la celda (fuente, tamaño de fuente, estilos, color), pero en cambio, los formatos de números, alineamientos y sangrías solo se aplican a la celda íntegra. Los alineamientos y sangrías son aplicados solo dentro de la celda y no a través de toda la página u hoja de cálculo.    

Puede vertodas las descripcionesen una nueva ventana.

BARRA DE FORMULAS

Se utiliza para introducir o modificar los valores o las fórmulas de las celdas o los gráficos. Muestra el valor constante o la fórmula almacenada en la celda activa. Para activar o desactivar la barra de fórmulas, haga clic en el menú Ver, luego clic en Barra de Fórmulas.

Todas las descripciones

 REFLEXIÓN

En mi opinión la ventana de aplicación es una parte fundamental del progama excel ya que nos ayuda a darle una buena imagen a nuestra presentación. Los componentes que la integran son: barra de titulo que es el nombre del programa, barra de menu que incluye los menus que agrupan las operaciones de la aplicación, barra de herramientas estándar contiene botones que permite crear un nuevo libro, verificar la ortofrafía, copiar y pegar datos, barra de herramientas Formato incluye lo que es el tipo de fuente, tamaño, estilo. Existen más pero los mas utilizados y primordiales son estos.

MARTÍNEZ PÉREZ YAMILE

TIPOS DE DATOS

Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

NÚMEROS

Para introducir números puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . Pts.

Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-).  

Si al finalizar un número se escribe Pts, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.

Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

 FECHA U HORA

Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca.

Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.

Ejemplos:

1/12/99          1-12-99           2:30 PM          14:30           1/12/99 14:30          12/07/2031

TEXTO

Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.

El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,+,-,Sen,Cos,etc...
 La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Los distintos tipos de operadores son :

ARITMÉTICOS: se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo:   +    -    *    /     %    ^.

TEXTO: se emplea para concatenar celdas que contengan texto. 

RELACIONES: para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: <   >   =   <=   >=   <>.

REFERENCIA: indica que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:

Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5.

Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5.

 

Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos y devuelve un resultado.

1) Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

3) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

4) Los argumentos deben de separarse por ";".

  

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EJERCICIO

REFLEXIÓN

Microsoft Excel contiene aplicaciones infinitas, pero una de las más usadas son valores que es un dato que se introduce en una celda, puede ser número, una fecha u hora, o un texto.  Fórmulas que es una secuencia formada por  nombres, operadores y valores. Funciones es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos y devuelve un resultado. Estos tipos de datos son muy usados la mayoria del tiempo.

MARTÍNEZ PÉREZ YAMILE

OPERADORES MATEMÁTICOS

OPERADORES DE CÁLCULO EN LAS FORMULAS

Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.

Operadores aritméticos

Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético	Significado (Ejemplo)
+ (signo más)	Suma (3+3)
- (signo menos)	Resta (3-1) Negación (-1)
* (asterisco)	Multiplicación (3*3)
/ (barra oblicua)	División (3/3)
% (signo de porcentaje)	Porcentaje (20%)
^ (acento circunflejo)	Exponenciación (3^2)

  

Operadores de comparación

Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación	Significado (Ejemplo)
= (signo igual)	Igual a (A1=B1)
>(signo mayor que)	Mayor que (A1>B1)
<(signo menor que)	Menor que (A1<B1)
>= (signo igual o mayor que)	Igual o mayor que (A1>=B1)
<= (signo igual o menor que)	Igual o menor que (A1<=B1)
<>(signo distinto de)	Distinto de (A1<>B1)

 

Operador de concatenación de texto

Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador de texto	Significado (Ejemplo)
& ("y" comercial)	Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte")

 Operadores de referenciaCombinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

Operador de referencia	Significado (Ejemplo)
: (dos puntos)	Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15)
, (coma)	Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))
(espacio)	Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)

EJERCICIO

 REFLEXIÓN 

Los operadores se clasifican en: aritmético, comparación, texto y referencia. Las formulas excel dependen mucho de los operadores matemáticos y el más destacado es el signo = que lo podemos encontar en  los operadores de comparación. El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula. Los operadores son uno de los más importantes en microsoft excel.

MARTÍNEZ PÉREZ YAMILE

FUNCIONES DE EXCEL

INTRODUCCIÓN

En esta entrada, iniciaremos con el concepto de función ya que es fundamental para que el tema llegue a entenderse, conforme  valla desarrollándose  se conocerá su clasificación, estructura y algunos ejemplos para que se tenga mejor comprensión del tema a tratar.

¿QUE ES UNA FUNCIÓN?

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.

El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o .

ESTRUCTURA DE UNA FUNCIÓN

La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_función(argumento1;argumento2;…;argumentan)

Esto es:

1. Signo igual (=).
2. Nombre de la función.
3. Paréntesis de apertura.
4. Argumentos de la función separados por puntos y comas.
5. Paréntesis de cierre.

CATEGORÍA DE LAS FUNCIONES

Base de datos 

Fecha y hora

Externas

Ingeniería

Financieras 

Información 

Lógicas

Búsqueda y referencia

Matemáticas y trigonométricas

Estadísticas

Texto y datos

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Ejemplo de la función Promedio

Ejemplo de la función Suma

Ejemplo de la función "SI"

 REFLEXIÓN

En esta entrada pude conocer lo que son las funciones, como está compuesta, como se clasifican según su utilidad y como ponerle el rango a operar . Me quedó claro que la función es una fórmula, en la cual introducimos a una celda y esto me entrega un valor. Dependiendo de que tipo de función este realizando, sin olvidar dichas funciones, sin importar cual sea, se debe colocar el signo "=" para que ésta se pueda llevar acabo.

MARTÍNEZ PÉREZ YAMILE

OPERADORES RELACIONALES

INTRODUCCIÓN

En este tema podremos ver y analizar uno de los cuatro tipo de operadores (aritméticos, texto, referencia) operadores relacionales, la cual sirve para realizar comparaciones entre datos. A continuación se mencionara una breve descripción y algunos ejemplos.

¿PARA QUÉ SE UTILIZAN?

Se utilizan para establecer una relación entre dos valores. Luego compara estos valores entre si y esta comparación produce un resultado de certeza o falsedad (verdadero o falso).
Los operadores relacionales comparan valores del mismo tipo (numéricos o cadenas). Estos tienen el mismo nivel de prioridad en su evaluación. Aceptan diversos tipos de argumentos, y el resultado, que es la respuesta a la pregunta, es siempre del tipo cierto/falso, es decir, producen un resultado booleano.

Los operadores relacionales tiene menor prioridad que los aritméticos.

Tipos de operadores Relacionales

Cada uno de estos operadores relacionales deben emplearse con dos valores numéricos a ambos lados, pudiendo ser dos valores literales o resultados de expresiones aritméticas. Ejemplos:

• 4 > 3 resulta verdadero.
• 7 <= 2 resulta falso.
• 5 + 2 == 4 + 3 resulta verdadero.
• 4 * 3 = 12 resulta falso.

REFLEXIÓN

Después de desarrollar y finalizar este tema me quedó claro que los operadores relacionales son utilizados para comparar datos, esto lo podemos llevar acabo utilizando la función SI (la cual veremos más adelante), entre muchas otras funciones. Los símbolos con los que cuenta este operador son: (=, >, <, >= ,<= ,<>). Los Operadores aceptan diversos argumentos, y el resultado, que es la respuesta a la pregunta, es siempre del tipo verdadero/falso, es decir producen un resultado boleano.

MARTÍNEZ PÉREZ YAMILE

FUNCIÓN SI

INTRODUCCIÓN

Seguro que todos hemos oído alguna vez de esta función SI, y quizá sepamos para qué puede servir. Dedicaremos unos segundos a explicar y analizar, algo sobre el Si (prueba_lógica;valor_si_falso), la función condicional. Esta función "SI", es sin duda de las funciones fundamentales de Excel, ya que nos permite infinidad de combinaciones y posibilidades, así como incluir otras funciones dentro de ella (concepto de anidar funciones).  

Descripción:

La función SI sirve para cuando requerimos evaluar una condición y dependiendo de si se cumple o no tener uno u otro resultado, es decir, si se cumple la condición tendríamos un resultado y si no se cumple el resultado sería otro. Esta función viene acompañada por  una serie de elementos
que son los operadores relacionales y operadores booleanos.

Esta función requiere de tres (3) argumentos:

Sintaxis

Prueba_Lógica: En la expresión que queremos evaluar.

Valor_si_verdadero: Como su nombre lo indica, es el resultado si la prueba lógica resulta verdadera

Valor_si_falso: Indica es el resultado si la prueba lógica resulta falsa.

Ejemplo de operación: Si el numero que tenemos en la columna A es mayor que 5 la columna B debe decir “MAYOR”, de lo contrario en B debe decir “NO ES MAYOR”. La función quedaría de la siguiente forma:

=SI(A1>5,"MAYOR","NO ES MAYOR")

Como se aprecia en la imagen.

REFLEXIÓN

En este tema pudimos apreciar lo que es la función SI, esta función nos permite realizar determinadas operaciones ante el cumplimiento de ciertas condiciones. En su forma más simple nos permite trabajar con sólo dos resultados en donde se puede definir una acción si se cumple con una prueba lógica y otra acción por si esta prueba no se cumple. Vale la pena utilizarla ya que su resultado es amplio y detallado. Esta función es muy útil para los profesores ya que por medio de ésta pueden sacar las calificaciones de los alumnos, los que aprobaron o reprobaron.

MARTINEZ PÉREZ YAMILE

GRÁFICOS

INTRODUCCIÓN

El  Asistente de Gráfico es una de los mas atractivos de Excel. Gracias a ella se pueden crear fàcilmente varias clases de gràficos en base a los datos de su hoja de cálculo. El Asistente lo guía paso a paso, para convertir sus números en un atrayente y colorido gráfico.  

Para esta introducción a los Gráficos, mencionare un tipo de gráfico el circular. Un gráfico circular funciona bien, cuando usted quiere ver cuanto corresponde a cada parte del todo. 

 PASO A PASO: GRÁFICO TIPO CIRCULAR CON ASISTENTE

 Para usar el asistente de gráficos, primero debe seleccionar los datos a ser graficados.

1.     Seleccionar el rango A7:A13, las etiquetas de fila en la sección Ingresos. 

2.     Mantener apretada la tecla CTRL, desplazar hacia la derecha y seleccionar el rango   N7:N13, los totales de cada fila en la sección Ingresos.   

3.      Hacer un clic en el botón del Asistente Gráfico. El diálogo del Asistente se abre en el paso 1 de 4.

4.     Experimentar:  Seleccionar cada tipo de gráfico y hacer un clic en cada uno de los subtipos. Hacer un clic en el botón, Presionar para ver muestra, la barra debajo de los subtipos. El panel le mostrará como se verán los datos que acaba de seleccionar al utilizar ese subtipo. Qué tipos parecen útiles para estos datos del Presupuesto ? 

5.     Seleccionar el tipo de Gráfico Circular  y el primer subtipo en la fila de arriba.   
 

6.     Hacer un clic en el botón Presionar para ver muestra y mantener apretado el botón del ratón, mientras mira el panel con la vista preliminar en el diálogo. Muestra aproximadamente como se verán los datos en este tipo de gráfico.

7.     Hacer un clic en Siguiente. Se abre el paso 2 del asistente, mostrando los rangos usados para el gráfico. 

8.   Hacer un clic en Siguiente. Paso 3 del asistente y se abre en el rótulo Títulos. El gráfico circular variará de acuerdo a sus propios cambios.

  

9.      Para el Título del Gráfico escribir   Presupuesto 1998- Ingresos.

10.  Hacer un clic en la ficha Leyenda. Una variedad de leyendas le dicen que es lo que representan los colores del gráfico. Aquí también se puede elegir la ubicación de la leyenda.

11. Hacer un clic en cada opción para ver que efecto produce. Terminar con la leyenda a la derecha.

12.  Hacer un clic en la ficha,  Rótulo de Datos. Se puede elegir que clase de etiquetas sean mostradas.

13. Seleccionar Monstrar porcentaje o en  porcentaje y tildar el cuadro para mostrar líneas guía.  

14.    Hacer un clic en el botón  Siguiente para continuar. Se abre el Paso 4.
 

15.  Elegir con un clic  En una hoja nueva y escribir  en  Ingresos.

16.  Hacer un clic en el botón Terminar.

Aparece el gráfico terminado en una nueva hoja gráfica llamada Ingresos.

REFLEXIÓN

Excel cuenta con el asistente de gráficos, la cual nos ayuda a realizar un método de comprensión. El asistente organiza los datos selecionados en gráficas de los cuáles contamos: barras, columnas, circular, anillos, dispersión, combinado, entre muchos otros. El uso de estos es una manera de fortalecer nuestro trabajo, ya que da una mejor vista de los hechos o datos que están utilizando y la respalda. Los gráficos atraen más la atracción ya que podemos analizarla de una forma rápida y divertida con sólo ver la imagen que estar viendo infinidad de letras y números. Es una ayuda primordial para el estudio.

MARTÍNEZ PÉREZ YAMILE