En esta entrada veremos la consolidación de datos. Esta permite combinar los valores de varios rangos. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo con calificaciones de un mismo grupo en diferentes periodos o meses, pueden utilizar una consolidación para reunir estas calificaciones en un hoja de cálculo de promedio finales para todo el grupo. A continuación les monstraré de que manera están consolidadas y algunos ejemplos.
¿CÓMO CONSOLIDAR DATOS?
1. En primer lugar, examina los datos y decide si deseas consolidarlos por posición o por categoría.
Posición Si vas a combinar datos que están en la misma celda en varios rangos, puedes consolidar por posición.
Categoría Si tienes varios rangos con diseños diferentes y vas a combinar datos de filas o columnas que tengan rótulos (nombres de fila y/o columna) coincidentes, puedes consolidar por categoría.
2. Configura los datos que va a consolidar.
- Asegúrate de que cada rango de datos está en formato de lista: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene datos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
- Coloca cada rango en una hoja de cálculo diferente. Ej: una hoja de cálculo diferente para cada vendedor.
- No pongas ningún dato en la hoja de cálculo donde vayas a colocar la consolidación.
- Si realizas la consolidación por posición, asegúrate de que cada rango tiene el mismo diseño.
- Si realizas la consolidación por categoría, asegúrate de que los rótulos de las columnas o filas que deseas combinar tienen idéntica ortografía y coincidencia de mayúsculas y minúsculas.
- Si deseas, puedes asignar un nombre a cada rango.
3. Haz clic en la celda superior izquierda del área donde desees que aparezcan los datos consolidados.
4. En el menú Datos, haz clic en Consolidar. Aparece el siguiente cuadro:
En el ejemplo, el cuadro quedará más o menos así:
5. En el cuadro Función, haz clic en la función de resumen que deseas que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos. Ej: sumar, contar o promediar.
6. Haz clic en el cuadro Referencia, elige la etiqueta de hoja del primer rango que vas a consolidar, escribe el nombre que asignaste al rango o selecciona el rango y, a continuación, haz clic en Agregar. Repite este paso para cada rango.
7. Si deseas actualizar la tabla de consolidación automáticamente cada vez que cambien los datos en cualquiera de los rangos de origen y no estás seguro de si más tarde desearás incluir rangos diferentes o adicionales en la consolidación, activa la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.
8. Activa las casillas de verificación bajo Usar rótulos en que indican dónde están localizados los rótulos en los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.
9. Haz clic en aceptar. La hoja de consolidación quedará así:
REFLEXIÓN
MARTÍNEZ PÉREZ YAMILE
